W dniu dzisiejszym przedstawiamy obowiązujący od 26 kwietnia 2023r. zakres obowiązków spoczywających na pracodawcy w momencie zatrudnienia pracownika. Zakres obowiązków został zaktualizowany w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy, której szczegóły opisywaliśmy na naszym blogu.

UMOWA O PRACĘ – OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę obliguje pracodawcę do realizacji szeregu czynności wynikających z podpisania umowy. Opisujemy szczegółowo najważniejsze obowiązki pracodawcy, wynikające z przepisów Kodeksu Pracy, Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

DOKUMENTY WYPEŁNIANE PRZEZ KANDYDATA DO PRACY

Przygotowaliśmy dla Państwa pełen pakiet dokumentów kadrowych wypełnianych przez osobę, z którą pracodawca podpisuje umowę o pracę. Pakiet (pobierz pakiet dokumentów startowych aktualnych od 27.04.2023r.) składa się z dokumentów, które zawierają dane osobowe zarówno kandydata do pracy (kwestionariusz osoby ubiegającej się o pracę – str. nr 2) a także dokumentów, które są niezbędne do prawidłowej realizacji obowiązków pracodawcy wobec zatrudnionego pracownika (str. nr 3-8).

Zakres kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy ograniczony został do danych, które mogą być wymagane przez firmę od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Katalog danych, o które można prosić osobę ubiegającą się o zatrudnienie został określony w art. 22¹ Kodeksu Pracy:

§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

Co istotne – podanie danych z pkt. 4-6 może nastąpić tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Pozyskiwanie innych danych osobowych na tym etapie kontaktu z kandydatem do pracy może odbywać się na podstawie zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

DOKUMENTY WYPEŁNIANE PRZEZ PRACOWNIKA

Poza danymi osobowymi wymienionymi w art. 22¹ §1 Kodeksu pracy, pracodawca zgodnie z §3 artykułu żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1.) adres zamieszkania;

2.) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3.) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4.) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5.) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

SKIEROWANIE NA BADANIA LEKARSKIE WSTĘPNE

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy zatrudniającego pracowników, jest dbanie i przestrzeganie przepisów BHP. Jednym z podstawowych obowiązków w tym zakresie jest skierowanie na badania pracownika do lekarza medycy pracy, w celu przeprowadzenia badań, które potwierdzą brak przeciwwskazań do wykonywania pracy w określonych przez pracodawcę warunkach.

Wzór skierowania na badania medycyny pracy został ściśle określony jako załącznik 3 do rozporządzenia Ministra Zdrowia zmieniającego rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Obowiązkiem każdego pracodawcy, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, jest uzyskanie od niego zaświadczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do podjęcia pracy. W przypadku braku orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy pracodawca NIE MOŻE DOPUŚCIĆ PRACOWNIKA DO PRACY.

PODPISANIE UMOWY O PRACĘ

Pisemna umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę, musi być wręczone pracownikowi jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy. Drugi egzemplarz musi posiadać pracodawca. Za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. PLN.

Zgodnie z treścią art 29 §1 Kodeksu Pracy “Umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności”:

Rodzaj pracy;
Miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
Wymiar czasu pracy;
Dzień rozpoczęcia pracy;
W przypadku umowy o pracę na okres próbny:

czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 22, a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 23;

7. W przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

POINFORMOWANIE PRACOWNIKA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA

Od 26.04.2023r. poszerzony został zakres informacji przekazywanych pracownikowi, który obejmuje przekazanie informacji o:

Obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
Obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
Przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
Przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
Zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
W przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
W przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
Innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
Wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
Obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
Prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
Układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
W przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia przekazana powinna być pracownikowi w terminie najpóźniej 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Dodatkowo, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca zobligowany jest do poinformowania go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Co istotne – pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu.

Na temat zmian, które weszły w życie w tym zakresie przeczytasz tutaj

ORGANIZACJA SZKOLENIA BHP

Obowiązek organizacji szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy i jest przejawem profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników. Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy pracownika, z oderwaniem od wykonywanych obowiązków, co oznacza, że szkolenia BHP są organizowane w dniu, kiedy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Szkolenia BHP są obowiązkowe – zarówno wstępne, jak i okresowe a koszt ich przeprowadzenia ponosi pracodawca.

Jaki jest termin przeprowadzenia szkolenia wstępnego BHP? Szkolenie wstępne BHP powinno zostać przeprowadzone przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy co w większości sytuacji oznacza, że jest ono przeprowadzane w pierwszym dniu zatrudnienia. Podobnie jak w przypadku orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do podjęcia pracy – pracodawca NIE MOŻE DOPUŚCIĆ DO PRACY PRACOWNIKA BEZ PRZESZKOLENIA GO Z ZASAD BHP. Szkolenie wstępne BHP składa się z instruktażu ogólnego (1 część szkolenia) oraz instruktażu stanowiskowego (2 część szkolenia).

Szkolenie wstępne BHP dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach niezwiązanych z kierowaniem pracownikami jest ważne 12 miesięcy. W terminie 12 miesięcy od dnia przeprowadzenia szkolenia wstępnego BHP pracodawca kieruje pracownika na szkolenie okresowe BHP, którego data ważności uzależniona jest m.in. od rodzaju stanowiska, na którym pracę wykonuje pracownik.

ZGŁOSZENIE PRACOWNIKA DO UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH

Moment powstania obowiązku ubezpieczeniowego jest uzależniony od tytułu, z jakiego dana osoba będzie podlegać ubezpieczeniom. W przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę jest to dzień rozpoczęcia zatrudnienia wynikający z umowy.

Obowiązkiem pracodawcy związanym z zatrudnieniem jest zgłoszenie pracownika do ZUS-u oraz comiesięczne naliczanie i odprowadzanie składek ubezpieczeniowych, których wysokość jest uzależniona od wypłacanego wynagrodzenia.

Pracownik z tytułu umowy o pracę obowiązkowo podlega ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie pracownika do ZUS-u odbywa się poprzez złożenie formularza ZUS ZUA. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych powinno zostać dokonane najpóźniej w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

ZAWARCIE UMOWY O ZARZĄDZANIE/PROWADZENIE PPK

Pracownicze Plany Kapitałowe (w skrócie PPK) są programem wspomagającym oszczędzanie, skierowanym obligatoryjnie do osób, które ukończyły 18rż oraz nie ukończyły 55 rż. Program był stopniowo wdrażany od 2019r. a od poprzedniego roku obejmuje wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające osoby, które automatycznie (o ile nie złożyły deklaracji rezygnacji) powinny zostać zgłoszone do programu ze względu na spełnienie wymogów, do których należą wiek uczestnika oraz rodzaj zawartej umowy (w szczególności obowiązkowe podleganie ubezpieczeniom społecznym).

Wdrożenie programu w firmie składa się z dwóch etapów:

podpisania umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową
podpisania umów o prowadzenie PPK w imieniu osób, które są zgłaszane do programu

Na naszym blogu opisaliśmy jedną z przyczyn umożliwiających rezygnację z wdrożenia programu PPK w firmie, jakim jest status mikroprzedsiębiorcy posiadany przez pracodawcę/zleceniodawcę.

Jeśli pracodawca/zleceniodawca nie został Ustawowo zwolniony z obowiązku wdrożenia PPK w swojej firmie – powinien obligatoryjnie podpisać umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową oraz ustalić, w imieniu których pracowników/zleceniobiorców podpisać umowy o prowadzenie PPK.

Przypominamy, że uczestnictwo w programie PPK przez pracowników/zleceniobiorców, którzy spełniają warunki automatycznego objęcia programem jest dobrowolne (dotyczy osób od 18rż do 55rż). Automatyczne objęcie programem PPK oznacza, że rezygnacja z uczestnictwa w oszczędzaniu możliwa jest tylko wtedy, gdy pracownik/zleceniobiorca złoży swojemu pracodawcy/zleceniodawcy pisemne potwierdzenie rezygnacji z programu. Wzór formularza mogą Państwo pobrać z naszych zasobów.

Szczegółowe informacje o programie PPK znajdą Państwo na oficjalnej stronie programu: https://www.mojeppk.pl/

PROWADZENIE EWIDENCJI CZASU PRACY

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Podstawowym i niezbędnym elementem, który powinna zawierać każda ewidencja czasu pracy, jest liczba godzin pracy, którą pracownik przepracował. Rozporządzenie określa to jako ewidencję pracy w poszczególnych dobach roboczych. Oznacza to jednak konieczność ewidencji każdego przepracowanego przez pracownika czasu, w tym pracy w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, oraz w dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy. Ponadto pracodawca ma obowiązek ewidencjonować dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy, oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, a w stosunku do pracowników młodocianych w ewidencji należy uwzględnić czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Szczegóły dotyczące zakresu oraz sposobu ewidencjonowania czasu pracy znajdą Państwo na stronie Państwowej Inspekcji Pracy

Żródło:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, ze zm.).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

www.kadry-płace.info

UMOWA O PRACĘ – OBOWIĄZKI PRACODAWCY – ZMIANY OD 26.04.2023R.