Praca zdalna w 2023r. po wielu miesiącach prac nad zmianą przepisów prawa pracy „w końcu” znajdzie odzwierciedlenie w Kodeksie Pracy. W dniu 27 stycznia Prezydent podpisał Ustawę wprowadzającą pracę zdalną, natomiast w dniu 6 lutego 2023r. przepisy zostały opublikowane w Dzienniku Ustaw. Vacatio legis w tym przypadku to 2 miesiące co oznacza, że przepisy zaczną obowiązywać od 6 kwietnia 2023r.
Rzadko które przepisy zmuszają nas do dokonania oceny zmian w prawie, lecz „to” co zaproponował nam Ustawodawca nie może pozostać bez komentarza. Czy takich zmian oczekiwali pracownicy oraz pracodawcy? Naszym zdaniem nie.
Dlaczego? Postaramy się dzisiaj opisać najważniejsze przepisy związane z unormowaniem pracy zdalnej w polskim prawie pracy.
OCZEKIWANIA WZGLĘDEM WPROWADZENIA PRACY ZDALNEJ W PRZEPISACH PRAWA
Praca zdalna, choć w wielu branżach znajdowała wielu chętnych, zarówno wśród pracowników jak i pracodawców tak na prawdę fazę kulminacyjną przeszła w latach 2020-2021. Wszystko za sprawą SARS-CoV-2, kiedy sporym zdaniem pracodawców oraz pracowników było odnalezienie się w nowej rzeczywistości z dążeniem do realizacji zadań zawodowych w wymuszonych warunkach pracy. Dodajmy – najczęściej w domu. Lockdown, nauka zdalna a do tego praca zdalna od miejsca siedziby pracodawcy.
Przebieg każdej zmiany można opisać etapami:
- formowanie i wdrożenie zmiany
- opór wobec zmian
- adaptacja
Statystyki są druzgocące. Siłą rzeczy odnosimy się do statystyk dotyczących pracowników, którzy mają możliwość pracować zdalnie. Różne badania wskazują, że ponad 80% badanych, którzy mieli do czynienia z pracą zdalną chciałoby kontynuować ten model pracy. Zdecydowana większość z tych osób chciałaby pracować tylko zdalnie. Czego więc oczekiwały grupy pracowników i pracodawców od ustawodawcy? Otóż głównym oczekiwaniem było unormowanie pracy zdalnej w przepisach. Celem powinno być w naszej opinii zrównoważenie bezpieczeństwa pracownika (tutaj kładziemy nacisk na BHP), obowiązków pracodawcy (zapewnienie narzędzi do pracy) ze skutecznym realizowaniem zadań przez pracownika, których efektem jest rozwój firmy.
CZY NOWE PRZEPISY WYCHODZĄ NA PRZECIW OCZEKIWANIOM PRACOWNIKÓW I PRACODAWCÓW?
W dalszej części artykułu postaramy się przedstawić najważniejsze przepisy Kodeksu Pracy, uwzględniającego pracę zdalną. Na tym etapie postawimy jednak tezę, którą spróbujemy udowodnić własną interpretacją przepisów:
„ZMNIEJSZY SIĘ ODSETEK OSÓB PRACUJĄCYCH ZDALNIE W WYNIKU NIEJEDNOZNACZNYCH ORAZ TWORZĄCYCH BIURKORACJĘ PRZEPISÓW”
Dlaczego? Po kolei:
ZASADY PRACY ZDALNEJ BĘDĄ USTALONE NA PIŚMIE
Ustawodawca pozostawia oczywiście wybór jednej z form konkretyzacji ustaleń (papierowa, elektroniczna) dotyczących pracy zdalnej. Powinny one znaleźć odzwierciedlenie w:
- porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową
- w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników (dotyczy pracodawców, u których nie działa organizacja związkowa)
- poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym z pracownikiem (dotyczy sytuacji gdy zasady nie są określone w regulaminie bądź porozumieniu z organizacją związkową)
ELEMENTY POROZUMIENIA, REGULAMINU
W porozumieniu oraz regulaminie, o których mowa powyżej, określa się w szczególności:
- Grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- Zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika;
- Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za używane w pracy zdalnej materiały i narzędzia przez pracownika, których zakupu nie sfinansował pracodawca;
- Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- Zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- Zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- Zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych
Ustawodawca uznał, że praca zdalna… jest kosztem pracownika. A skoro tak – to pracodawca ten koszt powinien rekompensować. Oszczędzony czas a także brak kosztów dojazdu do pracy to za mało dla Ustawodawcy. To zrozumiałe, że pracownik ponosi koszt m.in. energii elektrycznej czy dostępu do internetu. Ale dlaczego nikt nie zwrócił uwagi na fakt, iż w przepisach podatkowych obowiązują koszty uzyskania przychodu, które być może warto byłoby przeciwstawić realiom próbując je dostosować do aktualnej, uwzględniającej pracę zdalną rzeczywistości? Co więcej – perspektywa rekompensaty kosztów pracownikowi nie została uzupełniona zadumą na temat kosztów, które ponosi pracodawca niezależnie od tego czy pracownik pracuje zdalnie czy też w siedzibie firmy. Znajdujemy sporo komentarzy nowych przepisów, w których pracodawcy zastanawiają się czy zmianie ulegnie ich koszt najmu biur? I choć zdajemy sobie sprawę, że są to absurdalne pytania to w jaskrawy sposób pokazują, że pracodawcy nie są zadowoleni z ustanowionych przepisów.
RYCZAŁT ORAZ REKOMPENSATA DLA PRACOWNIKA NIE SĄ DLA NIEGO PRZYCHODEM W ROZUMIENIU PRZEPISÓW PODATKOWYCH
Powyższe zdanie (część przepisów dotyczących pracy zdalnej) brzmi rozsądnie. To oczywiste. Ale co tak na prawdę oznacza?
Kwota ustalonej przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikami rekompensaty jest zwolniona z:
- podatku dochodowego
- składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne
„No przecież skoro rekompensata ta nie jest przychodem to oczywiste, że wypłacana jest w kwocie ustalonej bez obciążeń podatkowych oraz pomniejszenia o składki społeczne.” Tak zapewne pomyśli pracownik. Ale co to tak na prawdę oznacza dla pracodawcy? W przepisach trudno odnaleźć wytyczne, które precyzowałyby:
- jak ustalić wysokość rekompensaty?
- czy kwota rekompensaty może być ustalona dla wszystkich pracowników identycznie?
- czy kwota rekompensaty ma mieć charakter proporcjonalny?
Znajdujemy natomiast zdanie (par. 5 art. 67 24):
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Do naszych pytań wypadłoby więc dodać kolejne, m.in „jak często dokonywać aktualizacji wyliczeń?”. Zasadne będą pytania US i ZUS o podstawę wyliczeń, na podstawie których dokonano wypłaty rekompensaty. Racjonalne podejście do tego tematu jest niezbędne jeśli chodzi o kwestie przygotowania się pracodawcy do nadchodzących zmian.
BEZPIECZNE I HIGIENICZNE WARUNKI PRACY – OBOWIĄZKI PRACOWNIKA ORAZ PRACODAWCY
Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie lub
poleceniu, o których mowa powyżej.
Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
Co ważne – w przypadku gdy pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów BHP lub/i ochrony informacji ma prawo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy w dotychczasowym miejscy w terminie przez siebie określonym.
Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto dokonanie oceny ryzyka zawodowego pracowników wykonujących pracę zdalną. W związku z tym, że ustalenie ryzyka zawodowego każdego pracownika oddzielnie byłoby zadaniem karkołomnym Ustawodawca wprowadził zapis pozwalający pracodawcy na sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.
PODSUMOWANIE
Wprowadzenie przepisów normujących pracę zdalną było oczekiwaniem zarówno ze strony pracownika jak i pracodawcy. Nowelizacja Kodeksu Pracy przynosi sporo korzystnych dla pracowników przepisów w tym zakresie. Wydaje się jednak wątpliwe by z uwagi na obciążające biurokratyczną pracą a także obciążające budżet pracodawcy przepisy zostały ocenione pozytywnie przez tą grupę zainteresowanych. Czy praca zdalna ujdzie w zapomnienie? Niekoniecznie. Z całą pewnością jej skala ulegnie zmienia, gdyż stroną zadowoloną z jej stosowania pozostanie pracownik. Pracodawcy, wśród których znacząca ilość dążyła do powrotu pracowników do pracy w siedzibie firmy dostali kolejny argument przemawiający za tym by odejść od tej formy wykonywania zadań przez swoich pracowników.
Źródło:
Projekt Ustawy z dnia 1 grudnia 2022r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw
Pingback: URLOP RODZICIELSKI - KODEKS PRACY 2023
Pingback: URLOP OPIEKUŃCZY - KODEKS PRACY 2023
Pingback: UMOWA O PRACĘ - KODEKS PRACY 2023