Przygotowujemy pakiet dokumentów wypełnianych przez Twoich pracowników w momencie zatrudnienia. Dbamy o to by zestaw pozyskiwanych informacji od pracowników był zgodny z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Archiwizujemy dokumenty kadrowe w indywidualnych teczkach osobowych.
Przygotowujemy skierowania na badania wstępne, kontrolne oraz okresowe.
Przygotowujemy umowy o pracę a także dokumenty związane ze zmianą ich warunków w trakcie zatrudnienia. Jeśli nie dysponujesz szablonem indywidualnym – zaproponujemy samodzielnie format dokumentów.
W przypadku zakończenia zatrudnienia przygotujemy świadectwo pracy, które powinno być wręczone pracownikowi w ostatnim dniu trwania umowy.
Dokonamy zgłoszenia Twoich pracowników do ubezpieczeń społecznych stosując odpowiednie dokumenty w ZUS. Po ustaniu stosunku pracy dokonamy wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych w ustawowym terminie.
Na życzenie pracownika przygotujemy wymagane zaświadczenie, m.in:
- potwierdzające zatrudnienie
- ZUS ERP-7
Prowadzimy rejestr terminów zakończenia umów o pracę, ważności orzeczeń lekarskich lub szkoleń BHP. Poinformujemy Cię z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym o upływającej ważności któregoś z wymienionych dokumentów.
Prowadzimy rejestr nieobecności (m.in. karta zasiłkowa, nieobecności usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione) a także zestawienie związane z przysługującymi pracownikom urlopami wypoczynkowymi.
Po uzyskaniu Twojego pełnomocnictwa zajmiemy się administrowaniem panelem e-PUE w portalu ZUS.
Portal elektroniczny pozwala m.in. :
- uzyskać wgląd do rejestru zwolnień lekarskich pracowników Twojej firmy
- przesyłać drogą elektroniczną dokumenty potrzebne do uzyskania przez Twoich pracowników świadczeń z ubezpieczeń społecznych (gdy Twoja firma nie posiada uprawnień do wypłaty zasiłków)
Prowadzimy rejestr pracowników zgłoszonych do programu PPK.
Oferujemy usługi związane z administrowaniem portalem PPK instytucji finansowej, z którą Twoja firma podpisała umowę o zarządzanie PPK.
Na życzenie klienta możemy przygotować raporty zawierające konkretne dane kadrowe (m.in. zestawienie urlopowe, zestawienie zawierające dane osobowe pracowników, zestawienie nieobecności, etc.)
Oferujemy wsparcie w kontakcie z instytucjami zewnętrznymi.
W przypadku kontroli z ZUS lub PiP oferujemy pomoc w reprezentowaniu Twojej firmy.
Potrzebujesz skonsultować dowolny temat z zakresu prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych? Niezależnie od formy kontaktu (e-mail / telefon) pomożemy w uzyskaniu odpowiedzi na postawione pytania.
USŁUGI KADROWE
Specjalizujemy się w pełnej obsłudze kadrowo-płacowej.
Usługi kadrowe obejmują m.in. archiwizację dokumentacji akt osobowych, prowadzenie rejestru urlopów, ewidencji czasu pracy oraz nieobecności usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych, monitorowanie terminów związanych z uprawnieniami, badaniami stanowiskowymi oraz szkoleniami BHP, administrowanie portalem ZUS PUE płatnika.
W ramach obsługi kadrowej przygotujemy dla Twoich pracowników zaświadczenia o zatrudnieniu a także inne dokumenty związane z trwaniem stosunku pracy, takie jak umowy o pracę czy porozumienia/wypowiedzenia zmieniające warunki umowy.
Przygotujemy listę płac uwzględniającą stałe składniki wynagrodzenia (wynikające z podpisanych umów o pracę bądź zlecenie) jak i składniki zmienne ustalone przez pracodawcę (np. premie, dodatki, ryczałty).
Wraz z listą płac otrzymasz od nas plik pozwalający na import przelewów wynagrodzeń w dowolnym systemie bankowym.
Automatyzacja wypłaty wynagrodzeń nie będzie dla Ciebie procesem czasochłonnym.
Rozliczamy świadczenia z ubezpieczeń społecznych w przypadku choroby bądź macierzyństwa.
W przypadku gdy płatnik jest uprawniony do wypłaty zasiłków – świadczenia są rozliczane na przygotowywanych przez nas listach płac.
W przypadku płatników nieposiadających uprawnień do wypłaty zasiłków (zatrudnienie niższe niż 21 osób) przygotowujemy zaświadczenia składane w ZUS (ZUS Z3).
Przygotowujemy i wysyłamy deklaracje miesięczne ZUS.
Na podstawie wysłanych deklaracji ustalamy kwotę płatności, którą płatnik powinien wpłacić do ZUS.
Na życzenie pracowników przygotowujemy:
- zaświadczenia o osiągniętym wynagrodzeniu
- zaświadczenia RMUA (informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej)
Przygotujemy paski z wynagrodzeniem pracowników.
Ustalimy dogodny ich format oraz kształt.
Zaproponujemy wysyłkę elektroniczną na indywidualne adresy e-mail pracowników.
Przygotowujemy miesięczne zestawienia zawierające kwoty zobowiązań wobec Urzędów Skarbowych (PIT-4), PFRON oraz instytucji finansowej, z którą firma podpisała umowę o zarządzanie PPK.
W Twojej firmie stosujesz podział kosztów ze względu na miejsce ich powstania?
Przygotujemy pliki pozwalające ułatwić procedurę księgowania listy płac przez zespół księgowy, z którym współpracujesz.
Przygotowujemy zestawienia płacowe z podziałem na:
- pracowników
- działy / obszary / lokalizacje (w zależności od struktury stosowanej w Twojej firmie)
- okres wynagrodzeń
- termin wypłaty wynagrodzeń
Po zakończonym roku kalendarzowym przygotowujemy informacje PIT-11 wysyłane do Urzędów Skarbowych oraz pracowników/zleceniobiorców
Po zakończeniu każdego roku przygotujemy roczną deklarację PIT-4R
W ramach obsługi płacowej kompleksowo zajmujemy się rozliczeniem wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców uwzględniając obowiązujący u naszych Klientów regulamin wynagradzania, ustalając i rozliczając wysokość świadczeń z ubezpieczeń społecznych a także inne dodatkowe składniki wynagrodzeń wypłacane cyklicznie lub ad hoc.
Współpracujemy z działami księgowości przygotowując dokumenty pozwalające na prawidłowe rozksięgowanie kosztów płac a także zestawienia płatności do instytucji zewnętrznych takich jak ZUS, US, PFRON czy PPK.
01. Cele przeprowadzania audytów
Zatrudnianie pracowników obliguje pracodawcę do prowadzenia rzetelnej dokumentacji kadrowo-płacowej składającej się m.in. z:
- akt osobowych
- dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych
- dokumentów potwierdzających posiadanie przez pracowników aktualnych badań stanowiskowych
- dokumentów potwierdzających przeszkolenie pracowników z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy
- ewidencji nieobecności (m.in. urlopy bezpłatne, zwolnienia lekarskie)
- ewidencji urlopowej
- ewidencji czasu pracy
- dokumentów związanych z rozliczeniem składek społecznych a także podatku dochodowego od osób fizycznych
Przeprowadzenie audytu dokumentacji a także procedur przez zewnętrznego, niezależnego specjalistę dostarcza informacje o ewentualnych brakach bądź nieprawidłowościach w funkcjonowania obszaru kadrowo-płacowego naszych Klientów.
02. przebieg oraz zakres audytu kadrowo-płacowego
Zakres przeprowadzanego audytu obejmuje analizę dokumentów o charakterze kadrowym i płacowym, wywiad pracowniczy z osobami, którym powierzone zostały prace kadrowo-płacowe u naszych Klientów.
Działania kontrolne oparte są na konfrontacji dokumentacji przetwarzanej oraz archiwizowanej u naszych Klientów z obowiązującymi przepisami:
- Kodeksu Pracy
- Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych
- Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych
- Ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych
Wynikiem audytu jest szczegółowy raport zawierający stwierdzone nieprawidłowości wraz ze wskazaniem sposobów ich usunięcia oraz sugestią zmian koniecznych do wdrożenia w obowiązujących procedurach.
03. Korzyści wynikające z przeprowadzonego audytu
Wynik przeprowadzonego audytu dostarcza informacje o ewentualnych brakach w dokumentacji lub nieprawidłowościach w procedurach stosowanych w obszarze kadrowo-płacowym.
Analiza wykazanych niezgodności stanowi dla naszych Klientów podstawę do przygotowania korekt lub uzupełnienia dokumentacji. Raport z przeprowadzonej kontroli pełni także znaczącą rolę w optymalizacji procedur stosowanych w obszarze kadr oraz płac.
Oferując usługę przeprowadzenia audytu kadrowo-płacowego zapewniamy wsparcie w przeprowadzeniu działań naprawczych świadczą pomoc w uporządkowaniu dokumentacji kadrowej oraz przygotowaniu korekt.
04. Dla kogo skierowana jest usługa audytu?
Przeprowadzenie audytu polecane jest przede wszystkim firmom posiadającym wewnętrzny dział kadr/płac.
Nasi Klienci wskazują trzy główne aspekty inicjujące zainteresowanie usługą audytową:
- Podejrzenie nieprawidłowości w procesach wewnętrznych działów kadrowo-płacowych
- Przygotowanie do zapowiedzianej kontroli przeprowadzanej przez instytucje zewnętrzne
- Konieczność optymalizacji procesów kadrowo-płacowych oraz opracowanie strategii funkcjonowania firmy
05. Wycena usługi audytu kadrowo-płacowego
Cena usługi audytu kadrowo-płacowego uzależniona jest m.in. od:
- zakresu prac kontrolnych ustalanych indywidualnie z Klientem
Audyt może obejmować zarówno wszystkie aspekty funkcjonowania obszaru kadr i/lub płac u naszych Klientów jak również tylko wybrane, na weryfikacji których zależy naszym Klientom.
- liczby pracowników zatrudnionych przez naszego Klienta (umowy o pracę, umowy cywilno-prawne)
Średnie zatrudnienie w analizowanym okresie istotnie wpływa na zakres dokumentacji podlegającej kontroli.
- okresu podlegającego usłudze audytu
Kontrola może obejmować wybrany zakres czasowy (np. w przypadku przygotowania firmy do kontroli ZUS) lub w sposób kompleksowy objąć weryfikacją dokumentację pracowników od rozpoczęcia stosunku pracy do jego zakończenia.
Mając na uwadze powyższe – cena usługi jest pochodną indywidualnych ustaleń z naszym Klientem.
W celu ustalenia szczegółów prosimy o KONTAKT
AUDYT KADROWO-PŁACOWY
Zastanawiasz się czy Twoja firma jest przygotowana do przeprowadzenia kontroli przez instytucje zewnętrzne? Nie masz pewności czy obszar kadrowo-płacowy realizowany jest w Twojej firmie w zgodzie z obowiązującymi procedurami oraz przepisami prawa pracy a także ubezpieczeń społecznych? Chcesz mieć pewność, że procesy administracji kadrowo-płacowej obowiązujące i realizowane w Twojej firmie są zgodne z obowiązującą Ustawą o ochronie danych osobowych (RODO)?
Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci ustalić zarówno zakres działań koniecznych do przeprowadzenia audytu, dostarczymy Ci informacje dotyczące konieczności wdrożenia działań naprawczych a także zaproponujemy rozwiązania optymalizujące proces obsługi administracji kadrowo-płacowej pozwalający na uniknięcie niezgodności w przyszłości.
MASZ PYTANIA DOTYCZĄCE FORMY WSPÓŁPRACY?
O NAS
Jesteśmy liderem na rynku outsourcingu kadrowo-płacowego. Jesteśmy przekonani, że profesjonalizm wymaga specjalizacji. Naszą specjalizacją jest HR.
Wykorzystując kilkunastoletnie doświadczenie w dostarczaniu najwyższych standardów obsługi zapewniamy profesjonalną opiekę nad administracją kadrowo-płacową naszych Klientów.