Zmiany w prawie pracy wynikające z nowelizacji Kodeksu Pracy oraz innych ustaw w 2023r. W dniu dzisiejszym, w pierwszej części artykułu zajmiemy się odpowiedzią na pytania dotyczące zmian w zakresie kontroli trzeźwości, pracy zdalnej a także zasad rozwiązywania umów o pracę.
KONTROLA TRZEŹWOŚCI
Od 21 lutego 2023r. obowiązują przepisy Kodeksu Pracy dające narzędzia pracodawcy do przeprowadzania kontroli trzeźwości zarówno w miejscu pracy jak i w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania:
Nie. Wprowadzenie zasad przeprowadzania kontroli pracowników na okoliczność trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu nie jest obowiązkowe.
Pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia:
- ochrony życia i zdrowia pracownika
- ochrony życia i zdrowia innych osób
- ochrony mienia.
Co ważne – pracodawca, który nie uregulował zasad przeprowadzania kontroli a podejrzewa, że pracownik jest nietrzeźwy albo pod wpływem środków odurzających nie może dokonać kontroli samodzielnie lecz może wezwać Policję.
Z przepisów rozporządzenia Ministra Zdrowia z 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika wynika, że badanie wydychanego powietrza może być przeprowadzone przy użyciu analizatora wydechu niewyposażonego w cyfrową prezentację wyniku pomiaru, a także bez użycia ustnika, jeżeli producent analizatora wydechu przewiduje taki sposób jego eksploatacji. W takim jednak przypadku, jeżeli badanie wykaże obecność alkoholu, należy przeprowadzić badanie z wykorzystaniem urządzenia dokonującego pomiaru stężenia alkoholu. Urządzenie to powinno posiadać ważny dokument potwierdzający kalibrację lub wzorcowanie.
Bez wątpliwości pozostaje fakt, że pracodawca może wyciągnąć negatywne konsekwencje względem nietrzeźwego pracownika. Do najłagodniejszych należy zakwalifikować karę upomnienia bądź nagany. Możliwe jest także zastosowanie kary pieniężnej, ale należy mieć na uwadze postanowienia art. 108 par. 3 Kodeksu pracy za jedno przekroczenie kara ta nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń.
Najbardziej znaczącą konsekwencją może być uregulowane w art. 52 par. 1 pkt 1 Kodeksu Pracy., zgodnie z którym pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.
Spełnienie przez pracodawcę ustawowych przesłanek przeprowadzania kontroli trzeźwości może dotyczyć także pracowników pracujących zdalnie. Decydujące w tym zakresie będą więc postanowienia obowiązującego u pracodawcy układu, regulaminu lub obwieszczenia określające zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników.
Pracodawca przechowuje informacje na temat badania tylko wtedy, gdy wykazało ono stan po użyciu alkoholu, stan nietrzeźwości albo obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkohol i o ile uzna to za niezbędne.
Pracodawca powinien przechowywać informacje o:
- dacie badania
- godzinie i minucie badania
- wyniku badania przeprowadzonego w ramach kontroli.
Pracodawca przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika, w części E, przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Po upływie tego okresu informacje są usuwane.
PRACA ZDALNA
Praca zdalna znajduje odzwierciedlenie w przepisach prawa pracy obowiązujących od 6 kwietnia 2023r. Jak rekompensować koszty pracy zdalnej? Jaka powinna być forma wniosku o umożliwienie pracy zdalnej? W jaki sposób unormować zasady wykonywania pracy zdalnej u Pracodawcy? Na te oraz inne pytania odpowiadamy poniżej.
Praca zdalna może być stosowana niezależnie od rodzaju pracy pod warunkiem, że rodzaj wykonywanej pracy umożliwia taką formułę współpracy.
Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. W formie pracy zdalnej nie można wykonywać prac:
- szczególnie niebezpiecznych
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy
- powodujących intensywne brudzenie.
Pracodawca może odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnie, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Zawarta w Kodeksie pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza takiej możliwości – o ile miejsca te będą każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę.
Przepisy natomiast nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, czyli bez uzgodnienia tego miejsca z pracodawcą.
Pracodawca może polecić – bez uzgodnienia z pracownikiem – wykonywanie pracy zdalnej:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).
Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Ustawodawca pozostawia wybór jednej z form konkretyzacji ustaleń (papierowa, elektroniczna) dotyczących pracy zdalnej. Powinny one znaleźć odzwierciedlenie w:
- porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, lub
- regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników (dotyczy pracodawców, u których nie działa organizacja związkowa), lub
- poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym z pracownikiem (dotyczy sytuacji gdy zasady nie są określone w regulaminie bądź porozumieniu z organizacją związkową)
Jeżeli pracodawca nie uzgodni zasad organizacji pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu między pracodawcą oraz organizacją związkową lub porozumieniu z pracownikami – konieczne będzie ustalenie zasad pracy zdalnej w poleceniu pracy zdalnej dotyczącemu jej wykonywania przez konkretnego pracownika.
Wszystkie oświadczenia dotyczące pracy zdalnej mogą zostać złożone pracodawcy w formie elektronicznej, m.in:
- wniosek o zgodę na pracę zdalną,
- zapoznanie z regulaminem lub porozumieniem pracy zdalnej,
- potwierdzenie zapoznania z oceną ryzyka zawodowego oraz zasad BHP przy pracy zdalnej,
- oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Pracownik nie musi używać podpisu kwalifikowanego. Dokumenty można podpisać podpisem elektronicznym z wykorzystaniem profilu zaufanego bądź innej umożliwiającej taką formę podpisu (np. Autenti).
Bez wątpliwości pozostaje fakt, że pracodawca może wyciągnąć negatywne konsekwencje względem nietrzeźwego pracownika. Do najłagodniejszych należy zakwalifikować karę upomnienia bądź nagany. Możliwe jest także zastosowanie kary pieniężnej, ale należy mieć na uwadze postanowienia art. 108 par. 3 Kodeksu pracy za jedno przekroczenie kara ta nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń.
Najbardziej znaczącą konsekwencją może być uregulowane w art. 52 par. 1 pkt 1 Kodeksu Pracy., zgodnie z którym pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych.
Tak. Z dniem 6 kwietnia 2023r. praca zdalna zagościła w Kodeksie Pracy a jej charakter został sformalizowany. Od tego dnia możliwe jest skorzystanie przez pracownika z puli 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Wniosek o umożliwienie pracy zdalnej musi zawierać wskazanie miejsca jej wykonywania.
Tak. Zapisy dotyczące pracy zdalnej mają być porozumieniem zawieranym z pracownikami, dlatego przepisy wymagają by zasady pracy zdalnej organizowanej u Pracodawcy były konsultowane z pracownikami.
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
- materiały i narzędzia pracy (w tym urządzenia techniczne) niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
- instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy.
Dodatkowo do obowiązków pracodawcy, który zatrudnia w trybie zdalnym, należy pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Cyt.”przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.
Nie. Przepisy dotyczącej pracy zdalnej, zawarte w Kodeksie Pracy dotyczą tylko pracowników, a więc osób, które z pracodawcą łączy stosunek pracy.
ROZWIĄZYWANIE UMÓW O PRACĘ – ZMIANY 2023
Najistotniejszą różnicą, poza oczywiście długością okresu na jaki są zawarte, między umowami na czas określony oraz czas nieokreślony są zasady dotyczące możliwości rozwiązywania tych umów przez pracodawcę. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma obowiązek uzasadniać przyczynę wypowiedzenia umowy tylko i wyłącznie w sytuacji gdy umowa ta jest zawarta na czas nieokreślony. Uzasadnienie rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem ze strony pracodawcy dotyczące tzw. „umowy terminowej” wymagane było jedynie wtedy gdy mieliśmy do czynienia z rozwiązaniem bez zachowania okresu wypowiedzenia.
W myśl art. 34 Kodeksu Pracy okres wypowiedzenia umów zawartych na okres próbny wynosi:
- 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
- 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
- 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.
W myśl art. 36 § 1 Kodeksu Pracy okres wypowiedzenia umów zawartych na czas określony oraz umów zawartych na czas nieokreślony wynosi:
- 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
- 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
- 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
W przypadku umów zawartych na okres próbny – okres wypowiedzenia uzależniony jest od długości zawartej umowy. W przypadku umów zawartych na czas określony lub czas nieokreślony – okres wypowiedzenia uzależniony jest od okresu zatrudnienia pracownika u pracodawcy. W myśl art. 36 Kodeksu Pracy okres zatrudnienia pracownika dotyczy łącznego stażu pracy w danym zakładzie pracy. Wliczamy więc do niego zarówno okres aktualnie trwającej umowy (od początku zatrudnienia do ostatniego dnia trwania umowy, także w okresie wypowiedzenia) jak i okresy wynikające z poprzednich umów zawartych z tym samym pracodawcę. Bez znaczenia jest przy tym fakt, iż między nimi następowała przerwa.
Kodeks Pracy przewiduje wyjątki w tym zakresie. Wydłużenie okresu wypowiedzenia jest możliwe w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie (art. 36 §5 Kodeksu Pracy). Okres wypowiedzenia przy zatrudnieniu do 6 miesięcy może zostać wydłużony do 1 miesiąca, a przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 6 miesięcy do 3 miesięcy.
Co więcej – istotne znaczenia do rozstrzygnięcia problemu skrócenia bądź wydłużenia okresów wypowiedzenia ma treść art. 18 Kodeksu Pracy, z którego wynika, że wszelkie postanowienia umów o prace oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu Pracy. Postanowienia mniej korzystne są nieważne a zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Pracy. Wydłużenie okresu wypowiedzenia, pod warunkiem, że jest to rozwiązanie korzystne dla pracownika jest dopuszczalne. Skrócenie okresu wypowiedzenia jest natomiast możliwe na podstawie art. 36 §6 Kodeksu Pracy, zgodnie z którym strony mogą po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy.
Krótszy okres wypowiedzenia jest też możliwy w przypadku wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę w związku z upadłością lub likwidacją pracodawcy lub innych przyczyn niedotyczących pracowników.
Znowelizowane brzmienie artykułu 30 § 4 Kodeksu Pracy przedstawia się następująco:
„W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.”
Pracodawca, chcący wypowiedzieć umowę na czas określony, od 26 kwietnia jest więc zobowiązany do precyzyjnego uzasadnienia takiej decyzji a uzasadnienie jest konieczne niezależnie czy mowa o rozwiązaniu jednostronnym przez pracodawcę umowy zawartej na czas określony czy też na czas nieokreślony.
POZOSTAŁE ZMIANY W KODEKSIE PRACY – PYTANIA I ODPOWIEDZI
W kolejnej części artykułu zajmiemy się udzieleniem odpowiedzi na pytania dotyczące zmian w zakresie urlopu rodzicielskiego oraz wysokości świadczeń z nim związanych, zaproponujemy wzory wniosków o ponowne przeliczenie podstawy zasiłku rodzicielskiego a także pochylimy się nad tematem nowych uprawnień urlopowych, które wchodzą w życie 26 kwietnia 2023r.
Przypominamy, że podsumowanie najważniejszych zmian w Kodeksie Pracy oraz innych Ustawach związanych z prawem pracy dostępne jest pod adresem: