OBSŁUGA KADR I PŁAC

PROWADZENIE / KONSULTACJE / AUDYT

MIKOŁÓW

Przygotowujemy pakiet dokumentów wypełnianych przez Twoich pracowników w momencie zatrudnienia. Dbamy o to by zestaw pozyskiwanych informacji od pracowników był zgodny z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Archiwizujemy dokumenty kadrowe w indywidualnych teczkach osobowych.

Przygotowujemy skierowania na badania wstępne, kontrolne oraz okresowe.

Przygotowujemy umowy o pracę a także dokumenty związane ze zmianą ich warunków w trakcie zatrudnienia. Jeśli nie dysponujesz szablonem indywidualnym – zaproponujemy samodzielnie format dokumentów.

W przypadku zakończenia zatrudnienia przygotujemy świadectwo pracy, które powinno być wręczone pracownikowi w ostatnim dniu trwania umowy.

Dokonamy zgłoszenia Twoich pracowników do ubezpieczeń społecznych stosując odpowiednie dokumenty w ZUS. Po ustaniu stosunku pracy dokonamy wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych w ustawowym terminie.

Na życzenie pracownika przygotujemy wymagane zaświadczenie, m.in:

  • potwierdzające zatrudnienie
  • ZUS ERP-7

Prowadzimy rejestr terminów zakończenia umów o pracę, ważności orzeczeń lekarskich lub szkoleń BHP. Poinformujemy Cię z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym o upływającej ważności któregoś z wymienionych dokumentów. 

Prowadzimy rejestr nieobecności (m.in. karta zasiłkowa, nieobecności usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione) a także zestawienie związane z przysługującymi pracownikom urlopami wypoczynkowymi.

Po uzyskaniu Twojego pełnomocnictwa zajmiemy się administrowaniem panelem e-PUE w portalu ZUS.

Portal elektroniczny pozwala m.in. :

  • uzyskać wgląd do rejestru zwolnień lekarskich pracowników Twojej firmy
  • przesyłać drogą elektroniczną dokumenty potrzebne do uzyskania przez Twoich pracowników świadczeń z ubezpieczeń społecznych (gdy Twoja firma nie posiada uprawnień do wypłaty zasiłków)

Prowadzimy rejestr pracowników zgłoszonych do programu PPK.

Oferujemy usługi związane z administrowaniem portalem PPK instytucji finansowej, z którą Twoja firma podpisała umowę o zarządzanie PPK.

Na życzenie klienta możemy przygotować raporty zawierające konkretne dane kadrowe (m.in. zestawienie urlopowe, zestawienie zawierające dane osobowe pracowników, zestawienie nieobecności, etc.)

Oferujemy wsparcie w kontakcie z instytucjami zewnętrznymi.

W przypadku kontroli z ZUS lub PiP oferujemy pomoc w reprezentowaniu Twojej firmy.

Potrzebujesz skonsultować dowolny temat z zakresu prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych? Niezależnie od formy kontaktu (e-mail / telefon) pomożemy w uzyskaniu odpowiedzi na postawione pytania.

USŁUGI KADROWE

Kompleksowość jest jednym z naszych zobowiązań wobec naszych Klientów.

Potrzebujesz przygotować umowę o pracę, skierowanie na badania czy zaświadczenie o wynagrodzeniu dla pracownika na druku bankowym? A może spotkałeś się z nieznanym tematem z zakresu prawa pracy i konieczne jest skonsultowanie tego problemu ze specjalistą?

Możesz liczyć na naszą pomoc. W standardzie. Bez żadnych dodatkowych kosztów.

Przygotujemy listę płac uwzględniającą stałe składniki wynagrodzenia (wynikające z podpisanych umów o pracę bądź zlecenie) jak i składniki zmienne ustalone przez pracodawcę (np. premie, dodatki, ryczałty).

Wraz z listą płac otrzymasz od nas plik pozwalający na import przelewów wynagrodzeń w dowolnym systemie bankowym.

Automatyzacja wypłaty wynagrodzeń nie będzie dla Ciebie procesem czasochłonnym.

Rozliczamy świadczenia z ubezpieczeń społecznych w przypadku choroby bądź macierzyństwa.

W przypadku gdy płatnik jest uprawniony do wypłaty zasiłków – świadczenia są rozliczane na przygotowywanych przez nas listach płac.

W przypadku płatników nieposiadających uprawnień do wypłaty zasiłków (zatrudnienie niższe niż 21 osób) przygotowujemy zaświadczenia składane w ZUS (ZUS Z3).

Przygotowujemy i wysyłamy deklaracje miesięczne ZUS.

Na podstawie wysłanych deklaracji ustalamy kwotę płatności, którą płatnik powinien wpłacić do ZUS.

Na życzenie pracowników przygotowujemy:

  • zaświadczenia o osiągniętym wynagrodzeniu
  • zaświadczenia RMUA (informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej)

Przygotujemy paski z wynagrodzeniem pracowników. 

Ustalimy dogodny ich format oraz kształt.

Zaproponujemy wysyłkę elektroniczną na indywidualne adresy e-mail pracowników.

Przygotowujemy miesięczne zestawienia zawierające kwoty zobowiązań wobec Urzędów Skarbowych (PIT-4), PFRON oraz instytucji finansowej, z którą firma podpisała umowę o zarządzanie PPK.

W Twojej firmie stosujesz podział kosztów ze względu na miejsce ich powstania?

Przygotujemy pliki pozwalające ułatwić procedurę księgowania listy płac przez zespół księgowy, z którym współpracujesz.

Przygotowujemy zestawienia płacowe z podziałem na:

  • pracowników
  • działy / obszary / lokalizacje (w zależności od struktury stosowanej w Twojej firmie)
  • okres wynagrodzeń
  • termin wypłaty wynagrodzeń

Po zakończonym roku kalendarzowym przygotowujemy informacje PIT-11 wysyłane do Urzędów Skarbowych oraz pracowników/zleceniobiorców

Po zakończeniu każdego roku przygotujemy roczną deklarację PIT-4R

OBSŁUGA PŁACOWA

Kompleksowość jest jednym z naszych zobowiązań wobec naszych Klientów.

Potrzebujesz przygotować aneks do umowy o pracę? A może na liście płac chcesz rozliczyć dodatkowe składniki płacowe lub zastanawiasz się jaki charakter powinny one posiadać dla celu ustalenia podstawy świadczeń chorobowych bądź wynagrodzenia urlopowego?

Możesz liczyć na naszą pomoc. W standardzie. Bez żadnych dodatkowych kosztów.

Zatrudnianie pracowników obliguje pracodawcę do prowadzenia rzetelnej dokumentacji kadrowo-płacowej składającej się m.in. z:

  • akt osobowych
  • dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych
  • dokumentów potwierdzających posiadanie przez pracowników aktualnych badań stanowiskowych
  • dokumentów potwierdzających przeszkolenie pracowników z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy
  • ewidencji nieobecności (m.in. urlopy bezpłatne, zwolnienia lekarskie)
  • ewidencji urlopowej
  • ewidencji czasu pracy
  • dokumentów związanych z rozliczeniem składek społecznych a także podatku dochodowego od osób fizycznych
Wszystkie archiwizowane dokumenty podlegają kontroli przeprowadzanej przez instytucje zewnętrzne (w tym ZUS, US, PIP).

Przeprowadzenie audytu dokumentacji a także procedur przez zewnętrznego, niezależnego specjalistę dostarcza informacje o ewentualnych brakach bądź nieprawidłowościach w funkcjonowania obszaru kadrowo-płacowego naszych Klientów.

Zakres przeprowadzanego audytu obejmuje analizę dokumentów o charakterze kadrowym i płacowym, wywiad pracowniczy z osobami, którym powierzone zostały prace kadrowo-płacowe u naszych Klientów.

Działania kontrolne oparte są na konfrontacji dokumentacji przetwarzanej oraz archiwizowanej u naszych Klientów z obowiązującymi przepisami:

  • Kodeksu Pracy
  • Ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych
  • Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych
  • Ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych

Wynikiem audytu jest szczegółowy raport zawierający stwierdzone nieprawidłowości wraz ze wskazaniem sposobów ich usunięcia oraz sugestią zmian koniecznych do wdrożenia w obowiązujących procedurach.

Wynik przeprowadzonego audytu dostarcza informacje o ewentualnych brakach w dokumentacji lub nieprawidłowościach w procedurach stosowanych w obszarze kadrowo-płacowym.

Analiza wykazanych niezgodności stanowi dla naszych Klientów podstawę do przygotowania korekt lub uzupełnienia dokumentacji. Raport z przeprowadzonej kontroli pełni także znaczącą rolę w optymalizacji procedur stosowanych w obszarze kadr oraz płac.

Oferując usługę przeprowadzenia audytu kadrowo-płacowego zapewniamy wsparcie w przeprowadzeniu działań naprawczych świadczą pomoc w uporządkowaniu dokumentacji kadrowej oraz przygotowaniu korekt.

Przeprowadzenie audytu polecane jest przede wszystkim firmom posiadającym wewnętrzny dział kadr/płac.

Nasi Klienci wskazują trzy główne aspekty inicjujące zainteresowanie usługą audytową:

  1. Podejrzenie nieprawidłowości w procesach wewnętrznych działów kadrowo-płacowych
  2. Przygotowanie do zapowiedzianej kontroli przeprowadzanej przez instytucje zewnętrzne
  3. Konieczność optymalizacji procesów kadrowo-płacowych oraz opracowanie strategii funkcjonowania firmy

Cena usługi audytu kadrowo-płacowego uzależniona jest m.in. od:

  • zakresu prac kontrolnych ustalanych indywidualnie z Klientem

Audyt może obejmować zarówno wszystkie aspekty funkcjonowania obszaru kadr i/lub płac u naszych Klientów jak również tylko wybrane, na weryfikacji których zależy naszym Klientom.

  • liczby pracowników zatrudnionych przez naszego Klienta (umowy o pracę, umowy cywilno-prawne)

Średnie zatrudnienie w analizowanym okresie istotnie wpływa na zakres dokumentacji podlegającej kontroli.

  • okresu podlegającego usłudze audytu

Kontrola może obejmować wybrany zakres czasowy (np. w przypadku przygotowania firmy do kontroli ZUS) lub w sposób kompleksowy objąć weryfikacją dokumentację pracowników od rozpoczęcia stosunku pracy do jego zakończenia.

Mając na uwadze powyższe – cena usługi jest pochodną indywidualnych ustaleń z naszym Klientem.

W celu ustalenia szczegółów prosimy o KONTAKT

AUDYT KADROWO-PŁACOWY

Przygotowujesz się do kontroli instytucji zewnętrznej? A może chcesz zoptymalizować procedury kadrowo-płacowe stosowane w Twojej firmie?

Skontaktuj się z nami. Wspólnie ustalimy zakres koniecznych prac kontrolnych.

KOMPLEKSOWA OBSŁUGA KADROWO-PŁACOWA

CENNIK

CENY NETTO

UMOWA O PRACĘ

45 zł

1 OSOBA / MIESIĄC

UMOWA CYWILNO-PRAWNA

30 zł

1 OSOBA / MIESIĄC

INTERESUJE CIĘ SPORZĄDZENIE REGULAMINU PRACY LUB REGULAMINU WYNAGRADZANIA? ZAJRZYJ DO NASZEGO SKLEPU:

FORMA WSPÓŁPRACY

PYTANIA / ODPOWIEDZI

Elastycznie dostosujemy formę oraz zakres współpracy w zależności od Twoich potrzeb

W zależności od preferencji naszych Klientów akta osobowe prowadzone są w siedzibie naszych Klientów bądź przechowywane w naszym biurze. W przypadku wyboru archiwizacji akt osobowych w naszym biurze umożliwiamy dostęp do ich zawartości drogą elektroniczną na życzenie Klienta.

W zależności od preferencji naszych Klientów stosujemy elektroniczny obieg dokumentów, przekazywanie dokumentów przesyłką pocztową lub prowadzenie teczek osobowych w siedzibie naszych Klientów. Częstotliwość oraz terminy wizyt u Klientów dostosowujemy z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb Klientów.

W ramach współpracy gwarantujemy możliwość przygotowania raportów dla celów analitycznych bądź księgowych. Stosujemy raportowanie bezpośrednie w formie plików eksportowanych z systemu kadrowo-płacowego lub sporządzanie zestawień na podstawie wzorców otrzymanych od Klientów (excel).

Część przedsiębiorstw posiada w swoich strukturach dział administracji kadrowej, zajmujący się prowadzeniem akt osobowych. W takim przypadku nasza oferta może obejmować wyłącznie usługi płacowe a preferowany przez nas sposób obiegu dokumentacji odbywa się drogą elektroniczną.

Zakres współpracy, jej formę a także cenę usług ustalamy w takich przypadkach indywidualnie.

 

Obsługujemy pracowników zatrudnionych przez naszych Klientów od momentu zatrudnienia do ustania stosunku pracy. Przygotowujemy między innymi:

  • pakiet dokumentów, który powinien być wręczony zatrudnianym pracownikom,
  • umowy o pracę, 
  • porozumienia zmieniające, 
  • wypowiedzenia zmieniające, 
  • dokumenty związane z rozwiązaniem umów o pracę.

Niektóre z dokumentów możesz pobrać bezpośrednio z naszej strony

W zależności od preferencji naszych Klientów stosujemy formularze przygotowane przez nasz zespół bądź posługujemy się wzorcami stosowanymi wewnątrz przedsiębiorstwa. 

Preferujemy formę obsługi spraw związanych ze świadczeniami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci pełnomocnictwa udzielonego przez naszych Klientów. Taka forma współpracy skraca drogę obiegu dokumentów związanych z ustaleniem świadczeń z ubezpieczeń społecznych (rozliczenie świadczeń chorobowych), pozwala na stałą kontrolę salda płatnika z tytułu składek społecznych a w przypadku małych firm przyspiesza proces obsługi świadczeń wypłacanych pracownikom bezpośrednio przez Zakłd Ubezpieczeń Społecznych.

Do działań związanych z obsługą PPK możemy zaliczyć:

  • podpisanie umów o prowadzenie PPK w imieniu pracowników,
  • rozliczanie składek PPK na listach płac,
  •  wysyłka zestawienia naliczonych/potrąconych składek do instytucji finansowej.
Nasz system kadrowo-płacowy jest w pełni kompatybilny z systemami PPK instytucji finansowych. 
W ramach współpracy oferujemy usługę administrowania portalem PPK w imieniu pracodawcy. W przypadku gdy administracją portalem PPK zarządza osoba wyznaczona w ramach struktury firmy – przygotowujemy pliki elektroniczne, które pozwolą tej osobie zautomatyzować proces administracji portalem PPK wybranej instytucji finansowej.

Usługi świadczone przez naszą firmę objęte są poufnością przetwarzania danych wrażliwych. Z tego względu – zakres informacji udzielanych pracownikom dostosowany jest do preferencji naszych Klientów.